書類送付の際の注意と準備の仕方

メールで送った履歴書、 担当者は本当に全部読んでるの?

送られてきたメールに添付されている履歴書を、担当者が実際に全部読んでいるのか?
この質問に答えられる人はいません。だって、世界中の担当者にインタビューすることは不可能ですもんね(笑)
が、しかーし、目も通してもらえず、ごみ箱行きになる履歴書がたくさんあるというのは、まぎれもない事実なのです。
毎日、何百、何千と求職願いのメールが来る人気企業やヘッドハンティングの会社では、ハイエンドのメール管理システムを運用して、履歴書を事前に自動選別している会社が少なくありません。(何を隠そう、そのメール管理ソフトのローカライズの仕事を、当社の親会社の一部門が去年アメリカで担当し、現実を目の当たりにしたわけです。)

さて、技術的なことは割愛するとして、結論としては、あなたの送った履歴書は担当者のメールソフトの受信ボックスに行く前に、メールサーバー上で管理システムがテキストスキャンし、予め設定してあるキーワードなどを拾っていき、その条件を満たさないものに関しては、そのままごみ箱に行ってしまうという仕組みになっている場合があるということです。つまり、人事の人は、あなたがメールを送ったことすら知らないわけです。条件を満たして、受信ボックスに入ってきたメールだけを、担当者は目にします。

そこで、ごみ箱行きにさせないために、注意すること。     

履歴書の中に、応募条件にあるキーワードを必ずちりばめる。

例えば、以下の募集要項の例を見てください。

—————————————–

以下の経験があると望ましい。

・ウェブアプリケーション開発経験(Java、PHP、Pythonなど)
・英語でのコミュニケーション能力(TOEIC700点以上)

—————————————–

このような場合、履歴書に入れおきたい単語は、アプリケーション、開発、Java、PHP、Python、英語、TOEIC、です。もちろん全部書かないといけないわけではありませんし、Pythonを一度も使ったことがないのにPythonと書いてはいけません。

ただ、本題から少しずれますが、コンピューター系のスキルに関しては、ちょっとでも触ったことや見たことがあるのなら、操作なんか詳しく知らなくても書いておきましょう。
英語の履歴書にはskillとせずに、software experienceなどと書いて、言葉のニュアンスを変えて工夫しましょう。とにかく、物は言いよう、書類を通らないことには先に進めないのです。

 

メールで英文履歴書を海外に送るときに注意!

用紙サイズに注意!

メールにMSワードなどの文書を添付してアメリカに送る時、必ず注意してほしいのが用紙のサイズです。
どこかのサイトで英文履歴書の書式はA4で、と書いてあったのを目にしましたが、アメリカに送る場合はレターサイズが望ましいです。ワープロの標準書式がA4なので忘れがちだと思いますが、レターサイズも必ずメニューにありますので、変更してからきれいにレイアウトして下さい。
アメリカ以外の海外へ送る場合は、ほとんどA4で大丈夫ですが、送る前にその国でのスタンダードなサイズを調べておきましょう。

何にも考えずに添付書類をプリントアウトしようとしたアメリカ人、いつまでたっても紙が出てこない。
ふと自分の横のレーザープリンタを見上げると、パネルに「Set A4 tray」などと出て、エラーボタンがピコピコしているではありませんか。気の短い忙しい人だと、ここでいらいらして終わりです。
あなたにとても興味を持って、どうしても印刷したいと思った人だったら、MSワードを起動し、ファイルを開け、書式設定を開いて、用紙サイズを変更し、もしはみ出したりしたところがあったら、マージンを直してレイアウトを調整、、、、、してくれるかな??
これは実際に何度も何度も目にした光景です。

ただ、印刷しようとしてくれたってことはかなり有望です。印刷する場合、面接時に使う資料として、他の人に配ろうとしているか、機械音痴のおじいちゃんエグゼクティブに紙で見せてお伺いをたてようとしているかのどちらかだと思うからです。

 

英文と和文の両方の履歴書

日本国内で、外資系の会社に応募しようとする場合、「英文と和文の両方の履歴書を郵送」ってよくありますよね。これがシンプルなようでいて、中々曲者です。この場合、弱くなりがちなのが、日本語の履歴書なので、当然といえば当然ですが、両方とも素晴らしいのを用意しましょう。外資系と一言で簡単に言っても、皆さんご存知の通り、会社によって様々です。外資色の非常に強い会社もあれば、外資は外資だけど、中はべたべたの日本企業だったり。外国人社員のいっぱいいる所もあれば、英語なんか全く仕事に関係ないところもあります。
さて、そんな中で、現実問題とは全く関係なく、ただ単に「便宜上」両方の履歴書を要求する会社があ ります。
要項に書いてはあるけれど、英語のほうなんか実は全く見ちゃいないとか、ただのファイル用とか、採用後に事後報告で本社に送る用にとか、いろいろ理由はあります。要は、外資で会社が日本にあって、人事が日本人で、募集職種に関わる部署の責任者もその上の人、そのまた上も全部日本人だと、せっかく頑張って用意した英文をたいして見てなかったりします。(もちろんこの真逆もあ りますよ)

以前、アメリカ国内の日系企業で、アメリカ人と日本人の混合で、英語で面接を受けたことがあ りますが、各面接官の手元には、私の英文和文の両履歴書がコピーされて配られていました。そして本当に単純ですが(笑)、アメリカ人は英語のだけを、日本人は日本語のだけを終始見ながら面接は進められました。やっぱり母国語の方がどう考えても楽ですもんね。
逆に日本国内で米系企業を受けた時は、面接官がアメリカ人と台湾人の二人、面接は全て英語の上、二人の手元には私の英文履歴書のみが置かれていました。もちろん日本語のも提出済みです。

こんな感じで色々ですが、ポイントに戻ります。つまり両方のクオリティーを同じに、外資系、海外就職だという場合でも、和文英文どちらも手を抜かずに仕上げましょうということです。

さて、ここで日本語の履歴書ですが、皆さんご存知の通り、市販のフォームもあ る程度決まりきっていて、どう考えても英語履歴書ほど、中味濃く展開できません。というか、そんなに色々書くスペースがありません。なので職務経歴書やスキルシートをワープロで別に用意してくっつけましょう。繰り返しますが、ここでのポイントは両履歴書の中味を同じレベルにするということです。私は個人的には、日本語のカバーレターをつけてもいいと思います。英語版の方は、ぜひeResumeShopのコンテンツをじっくり読んで参考にしてくださいね。皆さん、がんばって!